Co zrobić, aby duże, ważne dla naszej branży wydarzenie, było później przez długi czas wspominane, jako wzorowe, świetnie zaplanowane i profesjonalnie poprowadzone? Firmowe gadżety nie wystarczą. Dziś wiemy już, że organizacja imprez okolicznościowych nie może się obejść bez konferansjera.

Jak wygląda prowadzenie imprez firmowych?

Nie brakuje firm, które „sparzyły się” na tego typu eventach. Wyznaczanie na osoby prowadzące pracowników, którzy nie mają doświadczenia scenicznego, to częsty błąd w działalnościach, których prezesi uznali, że to świetny sposób, by zaoszczędzić. 

Takie decyzje nie tylko nie pomogą w budowie pozytywnego PR-u naszej firmy, ale mogą wręcz zburzyć budowany przez lata wizerunek fachowców i liderów w segmencie rynku, na którym się koncentrujemy. A na to żadna firma — zwłaszcza teraz, w erze pandemii — nie może sobie pozwolić.

Nie powinno więc dziwić, że coraz więcej osób zastanawia się nad tym, ile kosztuje konferansjer, czyli osoba, która w profesjonalny sposób poprowadzi całe wydarzenie. Uwagę na to, by spojrzeć, co dostaniemy w cenie takiej usługi, zwraca prowadzący eventy online i konferencje Maciej Kautz.

Czym zajmuje się konferansjer na imprezy firmowe?

Pod wieloma względami można stwierdzić, że jest to człowiek-orkiestra, którego zakres kompetencji jest naprawdę duży. Nie tylko odpowiada on za research i plan wydarzenia, ale bardzo często zdarza się też, że koordynuje pracę techników i reżyserki. 

Przede wszystkim, jest to osoba, która musi być przygotowana na każdy możliwy scenariusz. Zwłaszcza teraz, w erze eventów organizowanych w sieci, może zdarzyć się, że kolejny prelegent utraci połączenie z internetem. Co w takiej sytuacji zrobi zawodowiec? Zacznie „szyć”, czyli będzie improwizował.

Właśnie po jakości takiej improwizacji można szybko poznać, czy mamy do czynienia z fachowcem, który odpowiednio przykłada się do swojej pracy. Jeśli mamy szczęście i trafił nam się właśnie taki rodzaj konferansjera, to można założyć, że odbiorcy nawet nie zorientują się, że gdzieś za kulisami całego wydarzenia rozegrał się duży problem organizacyjny, który mógłby zepsuć cały event lub przynajmniej podkopać autorytet organizatora.

Troska o prelegentów i wydarzenia na scenie

Nie każda osoba, która będzie przemawiać do publiczności, jest urodzonym mówcą. Nie brakuje prelegentów, którzy bardzo przeżywają takie wystąpienia. Zawodowy konferansjer zawsze znajdzie czas na „small talk”, czyli krótką, rozluźniającą pogawędkę, dzięki czemu będzie można rozładować napięcie. To bardzo ważne, bo mówca nie ma wrażenia, że musi mierzyć się z tym wyzwaniem samodzielnie.

Profesjonalny konferansjer wie, że nie można pozwolić sobie nawet na chwilę przerwy, jeśli na senie wciąż ktoś przemawia. To nie jest czas, kiedy można udać się za kulisy, usiąść i odpocząć. Zawodowcy starają się nie tracić z oczu prelegentów. Zza kulis nie widać, z jakimi problemami ci muszą się mierzyć. A może zdarzyć się niemal wszystko.

Być może służący do zmiany slajdów clicker przestanie działać, a kiedy indziej trzeba będzie w taktowny sposób pokazać prelegentowi, żeby przesunął się np. w lewo, bo zasłania fragment ekranu, który jest bardzo ważny dla prezentacji. Konferansjer poinformuje też o tym, że kończy się czas wystąpienia, a także będzie miał ze sobą zapasowy mikrofon, by — w razie problemów technicznych — wystąpienie nie musiało zostać przerwane.